Datenschutzerklärung

RZH Media/IT, Raoul Levin Ziehmann-Hesse, Hauptstraße 194, 69117 Heidelberg — E-Mail: info@insuragent.io

a) Ihre Account- und Vertragsdaten (Registrierung, Abrechnung, Nutzung): Hier sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO — diese Erklärung informiert Sie darüber.

b) Die Daten Ihrer Kunden (CSV-Import, E-Mails, Kampagnen): Hier sind Sie Verantwortlicher und wir Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV). Die Information Ihrer Kunden obliegt Ihnen; wir verarbeiten diese Daten ausschließlich weisungsgebunden, nutzen sie nicht für eigene Zwecke und nicht zum KI-Training.

Die Anwendung läuft auf Servern der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen) in Deutschland (ISO/IEC 27001). Verarbeitet werden technische Daten (IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene Ressourcen) in Server-Logs. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer, stabiler Betrieb).

Bei der Registrierung verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Firmenname und Passwort (als Hash). Zweck: Bereitstellung des Dienstes, Vertragsdurchführung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Freischaltung erfolgt manuell durch uns.

Bei Buchung eines Tarifs erfolgt die Zahlungsabwicklung über Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland; Konzernmutter in den USA — Übermittlung auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln). Stripe verarbeitet Zahlungs- und Rechnungsdaten für die Zahlungsdurchführung; vollständige Kartendaten erhalten wir nicht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für den Versand von Massen-E-Mails (Kampagnen, automatische Grüße) nutzen wir Mailjet SAS (Paris, Frankreich; Sinch-Gruppe) als Auftragsverarbeiter mit Verarbeitung in der EU. Verarbeitet werden Empfängeradresse, Betreff/Inhalt sowie Zustell-Ereignisse (Bounces, Beschwerden) zur Sicherung der Zustellbarkeit. Kein Öffnungs- oder Klick-Tracking. Im Übergangsbetrieb kann der Versand noch über Amazon SES (AWS, Region Frankfurt) erfolgen. 1:1-Korrespondenz läuft über Ihr eigenes Postfach (Ihr Vertragspartner), nicht über den Relay-Dienst.

Für KI-Text- und Analysefunktionen nutzen wir Mistral AI SAS (Paris, Frankreich) mit Verarbeitung in der EU als Auftragsverarbeiter. Übermittelt werden nur die für die jeweilige Funktion erforderlichen Inhalte. Ein Training der KI-Modelle mit diesen Daten findet nicht statt (Opt-out gesetzt). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Zur Fehlerüberwachung setzen wir Sentry (Functional Software Inc.) mit EU-Datenresidenz ein (Verarbeitung in der EU-Region). Verarbeitet werden technische Fehlerdaten (Fehlermeldung, Browser-/Systeminformationen). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Fehlerbehebung, Betriebssicherheit).

Wir verwenden ausschließlich technisch erforderlicheCookies bzw. lokale Speicherung: Sitzungs-Token (Login), Sicherheitswerte sowie Oberflächen-Einstellungen (z. B. Theme). Keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies; eine Einwilligung ist daher nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG), ein Cookie-Banner gibt es nicht.

Sie können Ihr eigenes Postfach und Ihren Kalender mit InsurAgent verbinden. Je nach Anbieter geschieht das per IMAP/SMTP mit App-Passwort oder per OAuth-Anmeldung. Zugangsdaten und OAuth-Token speichern wir AES-256-GCM-verschlüsselt. Ihr Anbieter bleibt Ihr eigener Vertragspartner; die verbundenen Konten dienen ausschließlich Ihrer eigenen Nutzung innerhalb Ihrer InsurAgent-Umgebung.

Google. Verbinden Sie ein Google-Konto, fragt InsurAgent nur die jeweils nötige Berechtigung ab. Für den Versand: gmail.send (nur Senden, InsurAgent kann Ihr Gmail-Postfach nicht lesen). Für den Kalender: calendar (Termine lesen, anlegen, ändern und Einladungen versenden). Der Empfang von Gmail läuft über IMAP mit App-Passwort, nicht über OAuth.

InsurAgents Nutzung und Weitergabe von Informationen, die über Google-APIs empfangen werden, entspricht der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). Diese Daten werden nicht für Werbung, nicht für das Training von KI-Modellen und für keinen anderen als den von Ihnen ausgelösten Zweck verwendet.

Microsoft. Verbinden Sie ein Microsoft-365- oder Outlook-Konto, erfolgt der Zugriff über Microsoft Graph. Für E-Mail: Mail.Send und Mail.ReadWrite (Senden und Synchronisieren). Für den Kalender: Calendars.ReadWrite. Zusätzlich User.Read zur Anzeige des verbundenen Kontos.

Sie können eine Verbindung jederzeit in den Einstellungen trennen. Darüber hinaus können Sie den Zugriff direkt bei Ihrem Anbieter widerrufen, bei Google unter myaccount.google.com/permissions, bei Microsoft unter myaccount.microsoft.com.

Account-Daten speichern wir für die Vertragsdauer. Nach Vertragsende: 30 Tage Export-Fenster, danach Löschung des Mandanten (Sicherungskopien im Rotationszeitraum von 14 Tagen), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. § 147 AO, § 257 HGB für Rechnungsdaten) entgegenstehen.

Sie haben die Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO): info@insuragent.io. Zudem haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde; für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW).